採購與品保講義（一）（2004/05）
林公孚
【園主按】
本文係回應網友詢問「供應商管理」相關問題而在本園公佈，其內容皆為本人為品質學會及中原大學工工系學生講授過，特此聲明。
1.前 言
● 採購可以說是一門「知難行易」的學問，
● 正確的觀念與態度，重於技術或技巧，
● 採購活動所需的技術或技巧，因組織特性及其大小而異，
● 本課程主題設計係以企業採購為主。
2.採購環境之變遷
我國以往產業多屬勞力密集與代工生產型，故採購在企業經營所佔的份量不重，但自80年代以後，資本密集與技術密集產業逐漸快速發展，採購部門所處的環境已經有了很大的改變，採購地位逐漸提高，在企業經營策略上佔有一席之地。近年來，企業環境的改變更為加速，例如：
（1）先進工業國企業的啟示
學者研究發現日本企業很重視中心廠和協力廠之間的關係，他們密切配合而產生了強大的競爭力。而通常與協力廠建立和維持關係的是採購部門的職責。美國企業亦相繼提高採購部門的地位。
（2）生產方式的改變
自從亨利福特製造T型車開始，為求獲得規模經濟，「大量生產」成為製造的主流，採購部門通常用投標的方式尋找單價最低的供應商，甚少注意到供應商的開發和管理問題。
但由於消費者品質意識的提昇，少量多樣的精量生產成為製造業的成功利器，在這種生產方式下，中心廠和供應商必須透過採購活動緊密連結，才能做到JIT生產及縮短產品開發時間。
（３）企業加強產品的研發
以往採購主要功能為尋求合格的低價供應者，如今在研發導向的企業，在加強研發能力的時候，採購部門對原物料品質瞭解與獲得的專業能力，已有組織賦予採購與研發共同提高品質及生產力的責任。
（４）專業分工的趨勢
由於科技的進展日新月異，許多供應商都已經在某一專業領域擁有比中心廠更強的產品開發能力，這也使得中心廠和供應商必須建立一種相互依存、共榮共存的協力體系。
（５）供需關係新理念的建立
供需雙方以合夥關係服務最終顧客共謀雙贏，已成為企業界的共識，供應者已成為價值鏈中心的重要環節。
（６）企業倫理的需要
現代化社會重視企業倫理與社會責任，優良企業莫不遵行。對供應商言，要求的是購買倫理，也就是說中心廠應該要扶持協力廠一起成長，使得中心廠在選擇供應商時，也要評估其未來發展潛力。
（７）資訊社會形成
資訊技術快速發展，進入電子商務領域，消費者可利用網路購物，逐漸改變了人們的採購習慣，超商利用資料庫偵測顧客購買行為，通過電子資料交換(EDI)，迅速補貨，人人稱便。
（８）採購要求之協調
某些公司有數家製造工廠者，常採協調採購要求方式，聯合採購共同物料以增加採購談判優勢，例如原料、電腦硬體會軟體、資本財與零件等。
（9）整合採購與後勤補給
電腦與資訊技術的發展，促成了作業自動化，使得許多公司能改進其物料規劃與供應系統，進而在物料領域內大幅提昇其生產力。物料管理整合的方式需要在生產規劃、存量管制、品質檢驗與採購之間的密切合作，為成功地達成自助化，先決條件是系統標準化，將採購整合到供應鏈管理之中。
（10）整合採購與工程及生產規劃
產品開發階段可邀請採購單位代表參與，提供他們產品與市場知識以利產品設計，使採購與工程部門形成有利的結合。
（11）市場全球化
採購逐漸擺脫有地緣關係的本土化，走向全球供應來源開發採購策略。
Ex. 戴爾電腦，全球下單。印度二百萬軟體工程師為國際企業服務，美國080電話接線多用菲律賓人。
（12）顧客需求型態改變
顧客價值觀已不同與往昔他們需要產品購買方便，售後服務、可恃性、獨一無二。
3.企業策略與結構方面之影響
（1）價值鏈管理
麥可•波特認為；基本上每一公司可視為主要與支援價值活動的集合體，從事對顧客有價值的設計、生產、行銷、交貨與支援產品活動，而公司的價值鏈及其執行個別價值活動的方式，反映出他們的歷史策略，實施策略的方式及其活動本身的基本經濟。
圖一 基本價值鏈
奎因（James Quinn）指出；每一公司都要專注於少數幾項自認為能夠維持長期競爭優勢核心的活動，其他無法達到世界級水準者，都是設法予以外包，將非核心活動外包給專門供應商，可降低成本、改進品質、減少前置時間，同時也具創新。
目前流行的生產事業服務化，即表達生產就是服務顧客的概念，生產不僅是製造產品，而是從製造流程中建立增加顧客價值鏈，來增加利潤。例如：美國戴爾電腦與台灣神達電腦都建立一個公司內部的標準規格，連結全球的工廠據點，客戶要什麼，工廠馬上可以組裝供貨，行成創造價值的鏈。
(2) 供應鏈管理
供應鏈是價值鏈之經濟概念之延伸，所謂供應鏈就是從最上游的原料採購，到把產品送到顧客手上的這整個流程。管理大師漢默（Michael Hammer）說：「我所聽過對供應鏈最好的定義，就是一家衛生紙公司所下的，從樹木的殘渣到人類的排泄物（from stump to rump）」。
在實務應用上，供應鏈管理著重在協助企業面對無法避免的市場及供需變動時，如何迅速地做出因應，有效地管理，以快速手段掌握商機、增加獲利、降低損失。其管理相關的作業活動包羅甚廣，諸如：供應系統的規劃與執行、存貨的規劃與管理、運輸倉儲的設計與規劃、供應鏈物流網路的規劃與執行、顧客服務、資訊系統，以及與上述系統的連結，乃至與形成企業電子化的一部份等活動，皆屬供應鏈管理範圍。
(3) 過程導向
供應者規劃其組織活動時，不能只看功能，應以與顧客過程有關者為著眼。功能組織已逐漸被一組生產顧客價值的過程組織所取代。在這種組織中，員工們由於加入跨部門小組、專案小組、或顧客–供應者聯合小組，得到高階管理者的賦權。在此情況下，組織鼓勵員工們採取創意作為，與其他同事共同解決問題，而不是等候上級指示。
(4) 外包與管理最佳供應者網路
外包須賴具專業能力的卓越供應者，提供具有所須品質、彈性、與創新的零組件、次系統件、系統件、及/或服務。此策略成功繫之於，是否能有效結合世界最佳的供應者、產品設計者、廣告代理商、配銷通路、財務機構、或其他外部資源，形成最佳供應者網路，予以有效管理。耐吉與戴爾，都是成功之例。
4.採購人員之角色與任務
角色：內部顧客服務提供者。
任務：參與產品設計、建議綠色採購、慎選物料供應商、採購優質物料、控制採購成本、縮短獲得時程、蒐集國內外貨源資訊、注意風險管理。
5.採購功能之演進
（1）從購買（buying）採購（purchase）到獲得（procurement）
A購買(buying)：取得企業經營所需要的物料的活動。
B採購（purchasing）：從供應者在合理成本（總）與可靠品質下取得企業經營所需要的物料，採購功能包括：選擇供應者、詢價/招標、審標、議定適當價格、訂購/訂約、履約、驗收等一系列活動。
C獲得（procurement）：係屬於企業組織價值鏈採購輸入有關之功能，它可包括原物料、供應品、及其他消費財以及機器、設備、實驗室設備、與房舍建築等。許多專家學者均賦予採購與獲得定義，但並未有一致的共識，一般多認為此二者可交替使用，我們不妨將它定義為：「從外部來源以最有利的條件，取得運作企業組織所需的物料及服務」。
（2）從因應式（reactive）到預應式（proactive）
A因應式採購：僅在被動支援生產部門的物料需求。
B預應式採購：行銷預測、設計、成本估計、生產企劃、製造、品保、採購等部門人員，均了解本身在整體供應系統中所扮演的角色，以計畫性作為共同致力於產品整體品質的提昇。
（3）從生產導向到行銷導向
前者是以成本+利潤作為計算售價的基礎，後者是先考慮市場顧客可接受的售價－利潤，再去壓低成本。
A大量生產（mass production）
以美式汽車業的產品開發為例，工程設計部門負責所有的零件設計規範，而採購部門職責即在尋求能符合規格要求的最低價廠商。也就是在大量生產方式下，整個產品開發式逐步推進的過程，此時的成本並非最低，以至於加上利潤後，產品價格常居高不下。
B精實生產（lean production）
日本豐田汽車的生產方式是以精量生產；JIT（及時生產）為主，TQM與協力體系是為其特色。在精量生產下，產品開發是由中心廠所有相關部門與協力廠在一定的成本目標下同時展開，尋求價值最大的設計，所以日本車在同樣的價格下，總是比美國車具有更多的功能。
（4）從價值談判到網路交易
由於資訊技術所建構的電腦網際網路，提供快速的買賣雙方交易平台，使得許多標準物料可在網路上競標/採購，在最低成本下完成交易活動。
（5）從合約關係到策略供應夥伴關係
買方依賴供方技術，將他們納入供應鏈系統之中。
6.採購之職能部門及其活動
許多大型公司對不同產品的採購是分屬不同職能單位來執行。採購的難易度，亦視產品的類型、產品/服務的獨特性、及總成本大小而定，例如：已上架的標準產品易購，否則難。茲以表6-1說明其中的分際：
表6-1
|
採購品類型 |
採購單位 |
|
生產物料（含間接材料與設備） |
採購（資材） |
|
電腦及軟體 |
採購 / 電腦中心 |
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租賃 |
採購 / 行政（總務） |
|
保險 |
行政（總務） |
|
勞務 |
行政（總務） |
|
會計、法律、及管理顧問服務 |
行政（總務） |
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餐飲、旅遊 |
行政（總務） |
|
行政用品、清潔用品、圖書、雜誌 |
行政 / 圖書館（室） |
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訓練 |
人資 |
|
維修品 |
生產/總務 |
採購活動之功能計有下列四項：
（1）技術面：關心採購品的功能、規格、品質、成本等，諸如：
● 瞭解/決定採購品的規格要求，
● 稽核供應者之品質系統，
● 執行價值分析與採購品保，
● 選擇供應商，
● 草擬合約，
（2）商務面：有關供應商關係維持及合約條件之擬定，包括：
● 市場研究，
● 訪問供應者，
● 發邀標單，
● 議價、訂約。
（3）物流方面：關心從進料到申購者實際使用止的物料狀況，包括：
● 庫存，
● 進料檢驗，
● 監督交運可靠性。
（4）行政方面：有關訂單處理效率、跟催與發票處理等，包括：
● 填發訂單，
● 審查供應商發票，
● 檢討付款情況。
7.採購品保理念
（1） 戴明
A. 停止以價格為考量的交易行為，應以最低總成本作為考量的基礎，一種物料最好向同一供應商採購，並與之建立長期的忠誠與信任的關係。
B. 採購人員應了解市場所容許的品質標準，並要求供應商明確提供由管制圖顯示的品質證據。
C. 選商過程先以品質好的廠商為對象，不要太計較錢，可得合適對象。
D. 管理階層應有新觀念、新做法，在公司內部推行品管才會有整體性的改善。
（2） 克勞斯比
A. 採購作業應負責弄清需求，供應者有責任在買方需要時確實能按需求交貨。
B. 使採購單位與供應者都能確切了解規範，是品質改進過程最重要步驟之一。
C. 顧客與供應商之間的關係，應建立在相互需要的基礎上。
D供應者是企業的延伸。
E供應者與購買者之間弄清楚產品品質要求，是品質改進過程中一個最重要的部分。
F 大多數缺失是由採購者本身造成的。
（3） 日本企業
A. 不要把採購商品的品質不良、交貨延遲的責任推給衛星工廠，中心工廠必須負70﹪的責任。
B. 切勿任意變更長期的採購方針，以維持長期的中衛體系關係。
C. 應將採購部門視為第三生產部，不僅要把握衛星工廠QCD現況，還要掌握其經營上的重點管理。
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